Superar con éxito tu día laboral puede ser algo complicado o algo práctico. Todo depende de cómo te organices y definas cada una de tus tareas. Así es, no todas las tareas se tienen que realizar y no todas tienes que hacerlas tú, te preguntarás ¿Cómo es eso posible?

Te explico a continuación:

En un día normal de trabajo o en una semana lo correcto es hacer una lista de tareas de todas las actividades a realizar, con base a esa lista nosotros podemos tomar decisiones que pueden ayudarnos a tener un día exitoso o muy complicado.

Por ello, en el mundo de la ejecución de tareas y excelencia de la labor, existen solo 4 maneras.

1.- Finalizar la tarea (realizarla)

Esta es una de las maneras más comunes de afrontar el trabajo. Implica completar la tarea que tienes en tus manos hasta el final, independientemente de las dificultades que puedan surgir en el proceso. Aquí, lo importante es el compromiso con la ejecución, llevar a cabo el trabajo que tienes que hacer y no dejarlo a medias. Finalizar las tareas es una manera de asegurar que no dejas cabos sueltos y que el trabajo se realiza de forma efectiva.

Estas tareas son las que solo tú puedes realizar de manera excelente, cada día en nuestros trabajos como especialistas y expertos en el área sabemos qué tareas si o si debemos realizar nosotros o en su caso podemos delegar. 

Ventajas:

• Satisfacción personal por haber completado la tarea.

• Genera un sentimiento de logro y puede aumentar la motivación para futuras tareas.

• Ayuda a mantener el enfoque y a acumular progreso, aunque sea a pasos pequeños.

Desventajas:

• Puede convertirse en una trampa de perfeccionismo si no sabes cuándo parar, lo que puede llevarte a gastar más tiempo del necesario en una tarea.

• Si no gestionas bien el tiempo, es fácil quedar atrapado en detalles innecesarios.

Ejemplo: Si estás trabajando en un informe o una presentación lo correcto es que uno finalice la tarea en los tiempos estipulados, ya que si la delegamos la otra persona no sabrá con exactitud que colocar, o en su caso agregará cosas que no serán ideales para nosotros o la presentación.

2.- Eliminar la tarea (suprimirla)

Esta es una de las estrategias más poderosas y a menudo subestimadas. Implica decidir si la tarea realmente tiene valor o importancia, y si no lo tiene, simplemente eliminarla. A veces nos encontramos con tareas que no contribuyen a nuestros objetivos o que son innecesarias, y en lugar de perder tiempo en ellas, lo mejor es descartarlas o delegarlas. Eliminar tareas puede significar decir no a proyectos, actividades o reuniones que no te acercan a tus metas.

Uno como persona debe saber exactamente lo que es importante y lo que es irrelevante para tener un día exitoso, tomate el tiempo para que así puedas identificar qué tareas uno puede eliminar.

Ventajas:

• Optimización del tiempo, ya que no malgastas energía en tareas irrelevantes.

• Te ayuda a centrarte en lo realmente importante y relevante para tu desarrollo o los objetivos de la empresa.

• Reduces el estrés al liberarte de lo innecesario.

Desventajas:

• Puede ser difícil decidir qué tareas eliminar si no tienes una visión clara de tus prioridades.

• El riesgo de eliminar algo por error o subestimar su valor si no tienes una visión completa del panorama.

Ejemplo: Si tienes una larga lista de tareas, y te das cuenta de que muchas de ellas no contribuyen a tu objetivo inmediato o a tu crecimiento, decides eliminarlas (o delegarlas) para poder centrarte en lo que realmente importa.

3.- Delegar la tarea (asignarla a otra persona)

No todas las tareas necesitan ser realizadas por ti mismo. Delegar significa pasar una tarea o responsabilidad a otra persona. Esta estrategia es clave para aquellos que tienen una agenda muy ocupada y necesitan distribuir el trabajo de manera más eficiente. Al delegar, puedes centrarte en actividades de mayor valor o que están alineadas con tus capacidades y tus prioridades.

Se puede entender que uno quiera realizar todas las actividades, pero debemos confiar en nuestros demás compañeros o agencias externas, el saber delegar nos aporta tiempo que podemos ocupar para cosas más importantes. Cuando estés analizando tus tareas del día o de la semana, identifica cuáles tareas puedes delegar y en su caso otras personas puedan hacerlas mejor que uno. 

Ventajas:

• Te permite liberar tiempo para enfocarte en lo que realmente importa.

• Aprovechas las habilidades de otras personas, haciendo que el trabajo se complete de manera más eficiente.

• Fomenta el trabajo en equipo y el desarrollo de otras personas dentro de la organización.

Desventajas:

• Puede ser difícil delegar si no tienes confianza en los demás o si crees que nadie más lo hará tan bien como tú.

• Puede llevar tiempo, entrenar o guiar a otras personas en la tarea, lo cual podría ser una inversión inicial de tiempo.

Ejemplo: Si estás gestionando un proyecto, puedes delegar ciertas partes del trabajo a colaboradores o subordinados que tengan las habilidades adecuadas para realizarlas, lo que te permitirá centrarte en la supervisión o en áreas más estratégicas.

4.- Aplazar la tarea (posponerla)

La estrategia de aplazar una tarea implica posponer temporalmente su ejecución. No significa procrastinar o dejarlo para siempre, sino que se refiere a poner la tarea en pausa para un momento más apropiado. El aplazamiento es útil cuando tienes otras prioridades más urgentes o cuando necesitas espacio mental para abordar la tarea de forma más eficiente más adelante.

Lo correcto siempre será aplazar una actividad que no sea urgente ni importante en ese momento, una actividad que aún tiene margen de entrega, recuerda que no podemos realizar todas las tareas de la semana el mismo día pero tampoco podemos dejar que todas se junten.

Beneficios:

• Puedes darle espacio a las tareas que realmente necesitan tu atención inmediata, mientras guardas otras para momentos más tranquilos.

• Te ayuda a evitar el agotamiento al no sobrecargarse de trabajo en un solo momento.

• Puede ser efectivo si tienes una mejor perspectiva o más recursos para enfrentar la tarea más tarde.

Advertencia: Aplazar una tarea no significa dejarla para siempre, sino encontrar el momento adecuado. El peligro de esta estrategia es si se convierte en procrastinación, lo que podría generar estrés si las tareas se acumulan demasiado.

Ejemplo: Supón que tienes que escribir un informe, pero estás lidiando con tareas urgentes. Decides aplazar la redacción del informe para el día siguiente, cuando tendrás más tiempo y concentración para hacerlo bien.

La clave para tener un día exitoso es saber distinguir entre que hacer, que delegar, que no hacer y que realizar en el futuro.

Sé consciente de tus prioridades y tener el control sobre cómo distribuyes tu tiempo y energía. Cada una de estas estrategias tiene un propósito específico:

1. Finalizar: Completar tareas pendientes y evitar la procrastinación.

2. Eliminar: Eliminar tareas que no aportan valor.

3. Delegar: Hacer que otros se encarguen de tareas que no son críticas para ti.

4. Aplazar: Posponer tareas que no son urgentes y abordarlas cuando tengas más tiempo y recursos disponibles.

Con este enfoque, puedes gestionar tu carga de trabajo de una manera más eficiente, permitiendo que tu productividad aumente sin sobrecargarte.

Fuente: Alex Montejo